Πολιτική Απορρήτου

ΠΟΛΙΤΙΚΗ ΠΡΟΣΤΑΣΙΑΣ ΠΡΟΣΩΠΙΚΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΒΑΣΕΙ ΤΟΥ ΓΕΝΙΚΟΥ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΥ ΓΙΑ ΤΗΝ ΠΡΟΣΤΑΣΙΑ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΤΗΣ ΕΥΡΩΠΑΪΚΗΣ ΕΝΩΣΗΣ (ΕΕ) 2016/679

Η Protea, ως πλατφόρμα μάθησης που αναπτύχθηκε και διατηρείται από την σύμπραξης μεταξύ του Κυπριακού Κέντρου Αλγοριθμικής Διαφάνειας του Ανοικτού Πανεπιστημίου Κύπρου και του Κέντρου Αριστείας CYENs, υιοθετεί την Πολιτική Απορρήτου του Ανοικτού Πανεπιστημίου Κύπρου, η οποία ενημερώθηκε στις 20/ 09/2019.

Η τήρηση του απορρήτου σας είναι σημαντική για το ΑΠΚΥ. Για το λόγο αυτό έχουμε αναπτύξει μια Πολιτική Απορρήτου που διέπει τον τρόπο συλλογής, χρήσης, κοινοποίησης, μεταβίβασης και αποθήκευσης των προσωπικών σας δεδομένων. Παρακαλώ, διαβάστε προσεκτικά τις πρακτικές προστασίας του απορρήτου που εφαρμόζουμε και μην διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μας, σε περίπτωση που παρουσιαστούν οποιεσδήποτε απορίες.

To Ανοικτό Πανεπιστημίου Κύπρου (στο εξής αναφερόμενο ως «ΑΠΚΥ») δεσμεύεται να προστατεύσει και διαχειριστεί ορθά τα Δεδομένα Προσωπικού Χαρακτήρα (στο εξής αναφερόμενα ως «ΔΠΧ») τα οποία τηρεί για όλους τους φοιτητές και αποφοίτους του. Όπως επίσης δεσμεύεται για τη συλλογή και την επεξεργασία των εν λόγω ΔΠΧ, πάντοτε σε πλήρη συμμόρφωση με τον Γενικό Κανονισμό για την Προστασία Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα της Ευρωπαϊκής Ένωσης (Κανονισμός 2016/679) (στο εξής αναφερόμενος ως «ο Κανονισμός»), και την εκάστοτε ισχύουσα νομοθεσία στην Κύπρο που διέπει την συλλογή και επεξεργασία Προσωπικών Δεδομένων Φυσικών Προσώπων.

Ποιος ο Ρόλος του ΑΠΚΥ με Βάση τον Κανονισμό

Με βάση τον Κανονισμό, το ΑΠΚΥ είναι ο «Υπεύθυνος Επεξεργασίας Δεδομένων» (Data Controller) για όλα τα ΔΠΧ που διατηρεί και επεξεργάζεται, εκτός των περιπτώσεων που το ΑΠΚΥ κατέχει την ιδιότητα του Εκτελούντος την Επεξεργασία (Data Processor) για λογαριασμό άλλου Υπεύθυνου Επεξεργασίας Δεδομένων. Ως «Υπεύθυνος Επεξεργασίας Δεδομένων», το ΑΠΚΥ μπορεί να συλλέγει , να διατηρεί και να επεξεργάζεται τα ΔΠΧ των (υποψήφιων) φοιτητών και αποφοίτων του, (υποψήφιων) υπαλλήλων/συνεργατών και επιχειρηματικών συνεργατών, καθώς και των επισκεπτών του.

Συλλογή Προσωπικών Δεδομένων

Συλλέγουμε τα προσωπικά δεδομένα σας κατά τη διαδικασία υποβολής των αιτήσεών σας. Σημειώνεται ότι καθ’ όλη την περίοδο που θα φοιτάτε στο ΑΠΚΥ, δύναται να συλλέξουμε επιπλέον προσωπικά δεδομένα σχετικά με τις δραστηριότητες που σχετίζονται με την φοίτηση και την παρουσία σας στο ΑΠΚΥ, μέσω των πιο κάτω τρόπων:

Μέσω της χρήσης της ιστοσελίδας ή της διαδικτυακής Πύλης ή της Πλατφόρμα Τηλεκπαίδευσης του ΑΠΚΥ, αλλά και άλλων ηλεκτρονικών προγραμμάτων και μέσων επικοινωνίας του Πανεπιστημίου,
Μέσω αλληλογραφίας και/ ή ηλεκτρονικής αλληλογραφίας,
Μέσω της συμπλήρωσης οποιονδήποτε ερευνών προς βελτίωση των υπηρεσιών μας στις οποίες δύναται να συμμετέχει ο/η φοιτητής/φοιτήτρια, απόφοιτός,
Μέσω της συμμετοχής σε οποιουσδήποτε είδους εκδήλωση διοργανώνεται από το ΑΠΚΥ.

Είδη Προσωπικών Δεδομένων τα οποία συλλέγονται

Το ΑΠΚΥ μπορεί να συλλέξει μια σειρά προσωπικών δεδομένων ανάλογα με τη σχέση μεταξύ του Πανεπιστημίου και του Υποκειμένου Δεδομένων.

Εάν είστε (υποψήφιος) φοιτητής, τα προσωπικά δεδομένα που συλλέγονται και χρησιμοποιούνται από το ΑΠΚΥ περιλαμβάνουν το πλήρες όνομά σας, τον αριθμό της ταυτότητάς σας, τον αριθμό της φοιτητικής σας ταυτότητάς, τον τίτλο πτυχίου, τους βαθμούς και τα αποτελέσματα των εξετάσεων, την ημερομηνία γέννησης, τον αριθμό τηλεφώνου, ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, διεύθυνση και επαρχία διαμονής.

Αν είστε μέλος των αποφοίτων του Πανεπιστημίου μας, θα διατηρήσουμε την προσωπική σας διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να σας ενημερώσουμε για τυχόν νέα σχετικά με το Πανεπιστήμιο και για τυχόν επερχόμενες εκδηλώσεις.

Εάν είστε (υποψήφιος) υπάλληλος ή συνεργάτης, συλλέγουμε προσωπικά δεδομένα, όπως πλήρες όνομα, αριθμό ταυτότητας, κοινωνική κατάσταση, αρχεία εκπαίδευσης και κατάρτισης, προηγούμενες πληροφορίες απασχόλησης, οικονομικές ή / και τραπεζικές πληροφορίες, αριθμό αναγνώρισης υπαλλήλων, βιογραφικό σημείωμα, , τίτλο, ημερομηνία γέννησης, αριθμό τηλεφώνου, ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, διεύθυνση και επαρχία, ημέρες άδειας ασθενείας και πληροφορίες σχετικά με την ιατρική ασφάλιση, κατά περίπτωση.

Εάν είστε επιχειρηματικός συνεργάτης (προμηθευτής, υπεργολάβος κ.λπ.), διατηρούμε τα απαραίτητα προσωπικά δεδομένα που απαιτούνται για την εκτέλεση της σύμβασης ή της συναλλαγής μεταξύ μας, όπως τα στοιχεία επικοινωνίας.

Εάν είστε επισκέπτης, θα σας ζητήσουμε να μας δώσετε πληροφορίες, συμπεριλαμβανομένου του πλήρους ονόματός σας, του σκοπού της επίσκεψής σας και του ονόματος του ατόμου που επισκέπτεστε. Θα σας ζητηθεί επίσης να συμπληρώσετέ τις πληροφορίες σας και της ώρες επίσκεψής σας στο ημερολόγιο επισκεπτών.

Επίσης το ΑΠΚΥ δικαιούται να αποκτήσει, να διατηρήσει και να επεξεργαστεί τις ειδικές κατηγορίες δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα φοιτητών και υπαλλήλων, γνωστά και ως ευαίσθητα δεδομένα (Sensitive Data) τα οποία συμπεριλαμβάνουν δεδομένα περί εθνικότητας, φυλετικής καταγωγής, θρησκευτικών ή φιλοσοφικών πεποιθήσεων, βιομετρικών δεδομένων και σωματικής ή πνευματικής υγείας.

Επεξεργασία Προσωπικών Δεδομένων

Επεξεργαζόμαστε δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα φοιτητών και αποφοίτων μας σύμφωνα με τις διατάξεις του Κανονισμού καθώς και την, από καιρού εις καιρόν, ισχύουσα τοπική νομοθεσία που αφορά την Προστασία Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα. Οι σκοποί και οι λόγοι επεξεργασίας των ΔΠΧ έχουν ως εξής:

Για την παροχή υπηρεσιών προς εσάς, συμπεριλαμβανομένης ενημέρωσης σχετικά με ανακοινώσεις του Υπουργείου Παιδείας, εκδηλώσεις του Πανεπιστημίου, ημερίδες – εκθέσεις ή Προγράμματα Σπουδών.
Για συμμόρφωσή του ΑΠΚΥ με κάποια έννομη υποχρέωση
Για την εκτέλεση σύμβασης της οποίας είστε συμβαλλόμενο μέρος ή για να ληφθούν μέτρα κατ’ αίτησής σας πριν από τη σύναψη σύμβασης
Για λόγους προστασίας των έννομων συμφερόντων του ΑΠΚΥ
Όταν αυτό απαιτείται για λόγους δημοσίου συμφέροντος
Για την προστασία και την ασφάλεια των ΔΠΧ
Μετά από συγκατάθεση σας.
Για την διαφύλαξη των δικών σας ζωτικών συμφερόντων (ή για τα συμφέροντα άλλου φυσικού προσώπου)

Επεξεργασία Ευαίσθητων Προσωπικών Δεδομένων

Το ΑΠΚΥ συλλέγει και επεξεργάζεται ειδικές κατηγορίες ΔΠΧ στη νομική βάση της ρητής συναίνεσης των φοιτητών και αποφοίτων, και οι σκοποί επεξεργασίας αυτών των δεδομένων είναι: για διευκόλυνση της φοίτησής τους, λόγω απαιτήσεων των κοινωνικών ασφαλίσεων, για την προστασία των ζωτικών συμφερόντων του φοιτητή ή άλλου μέλους του ΑΠΚΥ, για άσκηση ή υποστήριξη νομικών αξιώσεων, για λόγους ουσιαστικού δημόσιου συμφέροντος ή δημοσίου συμφέροντος στον τομέα δημόσιας υγείας – όπως η προστασία έναντι σοβαρών διασυνοριακών απειλών κατά της υγείας – για λόγους ιατρικής/υγειονομικής περίθαλψης, για λόγους αρχειοθέτησης προς το δημόσιο συμφέρον, σκοπούς επιστημονικής ή ιστορικής έρευνας ή για στατιστικούς σκοπούς ή όταν οι πληροφορίες έχουν προδήλως δημοσιοποιηθεί από τον/την φοιτητή/φοιτήτρια ή απόφοιτο. Οποιαδήποτε επεξεργασία θα είναι αναλογική και θα αφορά την παροχή υπηρεσιών από το ΑΠΚΥ. Όταν τα δεδομένα αυτά χρησιμοποιούνται για λόγους παρακολούθησης και υποβολής εκθέσεων, θα είναι ανώνυμα εάν αυτό είναι δυνατόν. Δύναται επίσης να επεξεργαστούμε τέτοιου είδους πληροφορίες κατά τη διαδικασία νόμιμων πανεπιστημιακών και ακαδημαϊκών δραστηριοτήτων με τις κατάλληλες διασφαλίσεις.

Διαβίβαση Προσωπικών Δεδομένων

Η διαβίβαση ΔΠΧ σε τρίτους δύναται να συμβεί όταν αυτό απαιτείται από το νόμο, όταν ζητηθεί από Κυβερνητικούς Οργανισμούς (π.χ. Στατιστική Υπηρεσία), όταν είναι απαραίτητο να διαχειριστούμε την μεταξύ μας ακαδημαϊκή σχέση ή για σκοπούς των έννομων συμφερόντων μας. Επιπλέον διαβίβαση ή πρόσβαση στα ΔΠΧ παρέχεται σε όποιο φυσικό ή νομικό πρόσωπο παρέχει υπηρεσίες στο ΑΠΚΥ ή ενεργεί με οδηγίες εκ μέρους ή για λογαριασμό του Πανεπιστημίου (είτε εντός, είτε εκτός Κύπρου) για οποιονδήποτε εύλογο σκοπό στο πλαίσιο της διεκπεραίωσης των υποχρεώσεων μας ή της άσκησης των δικαιωμάτων μας ή για της ανάγκες των λειτουργιών του Πανεπιστημίου και των υπηρεσιών που σας προσφέρουμε. Σε κάθε περίπτωση θα τηρούνται όλα τα εύλογα τεχνικά και οργανωτικά απαραίτητα μέτρα ασφαλείας για την διαφύλαξη των Προσωπικών σας Δεδομένων.

Χρόνος και Τόπος Διατήρησης Πληροφοριών

ΔΠΧ τα οποία έχουν δηλωθεί ή θα δηλωθούν από εσάς προς εμάς, τηρούνται σε ηλεκτρονική και έντυπη μορφή, σε ένα ή περισσότερα αρχεία, σε εξυπηρετητή (Server) και σε ασφαλισμένους αποθηκευτικούς χώρους στις υποδομές του ΑΠΚΥ στην Λευκωσία και στην Λεμεσό.

H διατήρηση και επεξεργασία των ΔΠΧ των φοιτητών και αποφοίτων θα γίνεται από την ημέρα εγγραφής σας και για όσο χρονικό διάστημα εσείς επιλέξετε ή είναι απαραίτητο για την εκπλήρωση των σκοπών για τους οποίους περισυλλέχθηκαν, μεταξύ άλλων για την εκπλήρωση οποιoνδήποτε νομικών, λογιστικών ή άλλων απαιτήσεων. Για περισσότερες πληροφορίες που αφορούν τον χρόνο διατήρησης των προσωπικών σας δεδομένων ή πληροφορίες σχετικά με τις διαδικασίες επεξεργασίας δεδομένων παρακαλώ επικοινωνήστε με τον Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων (ΥΠΔ) του Ανοικτού Πανεπιστημίου Κύπρου.

Ασφάλεια

Το Ανοικτό Πανεπιστήμιο Κύπρου έχει εφαρμόσει τα κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα, όπως είναι οι αρχές προστασίας δεδομένων, προκειμένου να διασφαλίσει όλες τις προσωπικές πληροφορίες από παράνομη χρήση, παρέμβαση, τροποποίηση ή δημοσιοποίηση σύμφωνα με τις απαιτήσεις του κανονισμού. Για πληροφορίες σχετικά με αυτά τα μέτρα, παρακαλούμε επικοινωνήστε με το τμήμα πληροφορικής .

Αλλαγές στην Πολιτική Προστασίας ΔΠΧ

Διατηρούμε το δικαίωμα να τροποποιήσουμε την παρούσα Πολιτική ανά πάσα στιγμή, δημοσιεύοντας την αναθεωρημένη (αναλυτική) πολιτική στην Ιστοσελίδα του Πανεπιστημίου: https://www.ouc.ac.cy. Συνιστάται να ελέγχετε κατά περιόδους την Πολιτική αυτή, ώστε να ενημερώστε για τον τρόπο κατά τον οποίο χρησιμοποιούμε και προστατεύουμε τα Προσωπικά σας δεδομένα.

Δικαιώματα σε Σχέση με τα Δεδομένα Προσωπικού Χαρακτήρα στο πλαίσιο της ΕΕ

Τα κατωτέρω αποτελούν τα δικαιώματα που κατέχετε σύμφωνα με της πρόνοιες του Κανονισμού και της ισχύουσας νομοθεσίας αναφορικά με τα ΔΠΧ:

(Λάβετε, ωστόσο, υπόψην σας ότι τα δικαιώματα αυτά δεν είναι απόλυτα και σε ορισμένες περιπτώσεις υπόκεινται σε προϋποθέσεις, όπως ορίζεται από την ισχύουσα νομοθεσία)

Δικαίωμα πρόσβασης – Δικαίωμα πρόσβασης στα δικά σας ΔΠΧ μέσω της πλατφόρμας, αλλά και το δικαίωμα να σας δοθεί αντίγραφο των δεδομένων που διατηρούνται και υποβάλλονται σε επεξεργασία.
Δικαίωμα Διόρθωσης– Έχετε το δικαίωμα να απαιτήσετε τη διόρθωση τυχών ελλιπών ή/και ανακριβών δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που διατηρούμε για εσάς.
Δικαίωμα στη Λήθη – Έχετε το δικαίωμα να ζητήσετε τη διαγραφή των ΔΠΧ, εάν ισχύει ένας από τους ακόλουθους λόγους:
Τα ΔΠΧ δεν είναι πλέον απαραίτητα σε σχέση με τους σκοπούς για τους οποίους συλλέχθηκαν ή υποβλήθηκαν κατ’ άλλο τρόπο σε επεξεργασία.
Σε περίπτωση που η επεξεργασία βασίζεται σε συγκατάθεση σας και έχετε ανακαλέσει τη συγκατάθεση αυτή (επί της οποίας βασίζεται η επεξεργασία) σύμφωνα με τα άρθρα 6.1.α και 9.2.α του Κανονισμού και δεν προκύπτει άλλη νομική βάση για την επεξεργασία.
Σε περίπτωση που αντιτίθεστε στην επεξεργασία σύμφωνα με το άρθρο 21.1 του Κανονισμού και δεν υπάρχουν επιτακτικοί και νόμιμοι λόγοι για την επεξεργασία.
Τα ΔΠΧ υποβλήθηκαν σε επεξεργασία παράνομα.
Τα ΔΠΧ πρέπει να διαγραφούν, ώστε να τηρηθεί νομική υποχρέωση βάσει του ενωσιακού δικαίου στο οποίο υπόκειται το ΑΠΚΥ.
Τα ΔΠΧ έχουν συλλεχθεί σε σχέση με την προσφορά υπηρεσιών της κοινωνίας των πληροφοριών που αναφέρονται στο άρθρο 8.1 του Κανονισμού.
Δικαίωμα Εναντίωσης – Έχετε δικαίωμα να αντιταχθείτε στην επεξεργασία ΔΠΧ, ανά πάσα στιγμή και για λόγους που σχετίζονται με την ιδιαίτερη κατάστασή σας, εκτός εάν υπάρχουν επιτακτικοί νόμιμοι λόγοι για την επεξεργασία, οι οποίοι υπερισχύουν των συμφερόντων, των δικαιωμάτων και των ελευθεριών σας.
Δικαίωμα Περιορισμού της Επεξεργασίας – Διατηρείτε το δικαίωμα να ζητήσετε περιορισμό της επεξεργασίας ΔΠΧ, ούτως ώστε να μην επεξεργαζόμαστε πλέον τις συγκεκριμένες πληροφοριές (π.χ. μέχρι να διαπιστωθεί η ακρίβειά τους ή ο λόγος επεξεργασίας τους) και μέχρι να αρθεί ο περιορισμός.
Δικαίωμα στη Φορητότητα – Έχετε το δικαίωμα να ζητήσετε τη διαβίβαση των δικών σας ΔΠΧ, τα οποία μας έχετε παράσχει, σε μορφή που έχει δομή, χρησιμοποιείται ευρέως και μπορεί να αναγνωσθεί από μηχανή και, σε συγκεκριμένες περιπτώσεις, έχετε το δικαίωμα αποστολής των πληροφοριών αυτών σε κάποιον άλλο οργανισμό, εφόσον η διαβίβαση αυτή είναι τεχνικά εφικτή.
Δικαίωμα Εναντίωσης στην Αυτοματοποιημένη Ατομική Λήψη Αποφάσεων, περιλαμβανομένης της κατάρτισης προφίλ – Έχετε το δικαίωμα να ζητήσετε να μην υποβληθείτε σε καμία απόφαση που λαμβάνεται αποκλειστικά βάσει αυτοματοποιημένης επεξεργασίας, συμπεριλαμβανομένης της κατάρτισης προφίλ, αν αυτή η απόφαση έχει νομικές ή παρόμοιες σημαντικές επιπτώσεις σε εσάς.
Δικαίωμα απόσυρσης συγκατάθεσης – Στις περιορισμένες περιπτώσεις κατά τις οποίες έχετε ενδεχομένως παράσχει τη συγκατάθεσή σας για την περισυλλογή, επεξεργασία και μεταφορά ΔΠΧ για συγκεκριμένο σκοπό, έχετε το δικαίωμα να την αποσύρετε ανά πάσα στιγμή. Ειδικότερα, για εκδηλώσεις ή/και προωθητικές ενέργειες μπορείτε να αποσύρετε την συγκατάθεσή σας αποστέλλοντας ηλεκτρονικό μήνυμα στον σύνδεσμο events@ouc.ac.cy για το Γραφείο Εκδηλώσεων και στον σύνδεσμο marketing@ouc.ac.cy για το τμήμα Μάρκετινγκ. Η ανάκληση θα ισχύσει μόνο στην περίπτωση που δεν θίγει
τη νομιμότητα της επεξεργασίας, η οποία βασίστηκε στην συγκατάθεση σας προτού αυτή αποσυρθεί
οποιαδήποτε επεξεργασία γίνεται με άλλη νομική βάση.
Επιπλέον των ανωτέρω, έχετε το δικαίωμα υποβολής καταγγελίας στην αρμόδια εποπτεύουσα αρχή, αν θεωρείτε ότι η από μέρους μας επεξεργασία των Προσωπικών σας δεδομένων παραβαίνει την ισχύουσα νομοθεσία περί προστασίας δεδομένων.

Αν έχετε απορίες σχετικά με τον τύπο των ΔΠΧ που διατηρούμε για εσάς ή αν θέλετε να ζητήσετε τη διαγραφή ή διόρθωση των ΔΠΧ που διατηρούμε για εσάς, ή θέλετε να ασκήσετε κάποιο άλλο δικαίωμά σας σχετικά με θέματα δεδομένων, συστήνεται να αποστείλετε γραπτό αίτημα στην ηλεκτρονική (email) ή στην ταχυδρομική διεύθυνση (που παρέχεται στο κάτω μέρος αυτής της Πολιτικής απορρήτου. Αν και θα καταβάλουμε εύλογες προσπάθειες για να ικανοποιήσουμε το αίτημά σας, διατηρούμε το δικαίωμα να απορρίψουμε τέτοια αιτήματα πρόσβασης ή να επιβάλλουμε περιορισμούς ή απαιτήσεις κατόπιν τέτοιων αιτημάτων, αν απαιτούνται ή επιτρέπονται από την ισχύουσα νομοθεσία.

Στοιχεία Επικοινωνίας

Για Περαιτέρω Πληροφόρηση: Εάν έχετε ερωτήσεις σχετικά με τη χρήση των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα των φοιτητών και αποφοίτων που περιγράφονται πιο πάνω, αλλά και για την άσκηση οποιουδήποτε από τα δικαιώματά σας, μπορείτε να επικοινωνήστε με τον Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων του ΑΠΚΥ:

κ. Νέαρχος Νεάρχου
Email: dpo@ouc.ac.cy
Λεωφόρος Γιάννου Κρανιδιώτη 33
Τ.Τ 2220, Λατσιά,
Λευκωσία, Κύπρος

Τηλεφωνικό Κέντρο: +357 22 411730

Υποβολή Παραπόνων: Εάν δεν είστε ικανοποιημένος/η με το χειρισμό των δικών σας ΔΠΧ από το ΑΠΚΥ ή πιστεύετε ότι οι απαιτήσεις του Κανονισμού ενδέχεται να μην τηρούνται πλήρως, θα πρέπει αρχικά να επικοινωνήσετε με τον Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων του ΑΠΚΥ. Όπως επίσης έχετε το δικαίωμα να υποβάλλεται καταγγελία στην αρμόδια εποπτική αρχή: Γραφείο της Επιτρόπου Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα, http://www.dataprotection.gov.cy.